Der Begriff
Je nach Art und Umfang des Zugriffs auf die Daten sowie nach Datenstrom-Richtung gibt es beim ESS mehrere Ausprägungsstufen:
- Informationsgewinnung von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten, z.B. Telefonbuch der Firma oder Stellenangebote
- Informationsgewinnung von eigenen Personaldaten, z.B. Anzeige des Urlaubsstandes
- Datenverwaltung eigener Personaldaten, z.B. Änderung der Bankverbindung, Anmeldung bei Weiterbildungsmaßnahmen
Die Ziele und Vorteile von ESS
Ein Teil der Personalarbeit wird beim Employee Self Service an die Mitarbeiter delegiert. Das hat den Vorteil, dass Informationen kürzere Wege gehen. Der Mitarbeiter weiß selbst am Besten, inwiefern sich seine persönlichen Daten ändern und kann diese direkt eingeben. Für die Personalabteilung wiederum fällt so weniger Verwaltungsarbeit an, so dass sie sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Ein weiterer Vorteil des ESS ist, dass die Belegschaft die Informationen jederzeit online abrufen kann und so an Flexibilität gewinnt.
Die Ziele im Überblick:
- effizientere Verwaltung von persönlichen Daten, indem die Mitarbeiter die Daten selbst eingeben
- die Eigenverwaltung der Mitarbeiter soll deren Eigenverantwortung steigern
- sensible, personenbezogene Daten bleiben in der Hand der Mitarbeiter
- Personalverantwortliche können die Mitarbeiterzeitkonten aktuell überblicken
- Druckkosten einsparen
Konkrete Umsetzung
Über einen Internet-Browser haben die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Die eigenverantwortliche Verwaltung geht dabei soweit, wie es das Unternehmen wünscht: Sensible Bereiche, die nicht für die Mitarbeiter bestimmt sind, lassen sich durch Verschlüsselung schützen.
Was über Employee Self Service verwaltet wird:
- Personalakte und weitere personenbezogene Daten wie Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnung oder Personaleinsatzpläne
- Interne Stellenausschreibungen
- Sozialleistungen des Arbeitgebers
- Finanzielle Leistungen und Entgeltabrechnung
- Veranstaltungsmanagement und Schulungsangebote
- Personalbeschaffung (Verlagerung von Erfassungsarbeit auf die Bewerber)
Schwierigkeit mit Employee Self Service
Die Vorteile eines Employee Self Service liegen auf der Hand - zumindest solange das System von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Denn ein ESS lebt davon, dass die Mitarbeiter sich selbst für Ihre Daten verantwortlich fühlen. Heikel kann es bei folgenden Zusammenhängen werden:
- Die Personalabteilung muss den Angaben der Mitarbeiter vertrauen und die Mitarbeiter müssen in den Datenschutz des Unternehmens vertrauen.
- Die Personalabteilung verlagert zusätzlichen Aufgaben auf die Mitarbeiter, deshalb brauchen diese Anreize, um gewissenhaft ihre Einträge zu erledigen.
- Wenn Mitarbeiter allenfalls rudimentäre Möglichkeiten haben, Ihre Daten zu verwalten und ansonsten keine eigenen Entscheidungen treffen dürfen, kann der Eindruck einer Pseudoautonomie entstehen.
Ausblick: Wissensmanagement und Web 2.0
ESS-Systeme stellen zunehmend einen Teil von Wissensmanagement-Systemen dar, die das Wissen der Mitarbeiter dokumentieren und explizit machen. Insbesondere bei Lösungen des [wiki:Web 2.0] ist die Aktivität der Mitarbeiter gefragt, die beispielsweise in [wiki:Wiki] Ihr Wissen zusammenbringen.
Quellen und weiterführende Hinweise
- Ute Schäffer-Külz: Mitarbeiterportale und Self-Service-Systeme; Datakontext Verlag 2004
- Jan Krömer: Employee Self Service. GRIN Verlag 2004
- Schmeisser, Clemont, Protz (Hrsg.): Personalinformationssysteme & Personalcontrolling. Verlag Luchterhand 1999
Links
[url:http://www.atoss.com/atoss/de/Solutions/Software/ATOSS_Staff_Efficiency_Suite/Employee_Self_Service/default.htm|ATOSS ESS] weiterführende Informationen zum ATOSS Employee Self Service
Hinweise zu SAP ESS [url:http://help.sap.com/saphelp_erp2005/helpdata/de/f6/263359f8c14ef98384ae7a2becd156/frameset.htm|Help SAP.com]
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